Dostarczanie korespondencji do właścicieli lokali – otwarty dostęp

Odpowiedź:

Zarząd, czy zarządca może porozumiewać się z właścicielami lokali w każdej możliwej formie, czyli przy użyciu telefonu, faksu, listów, bezpośrednich kontaktów itd. Także e-mail, fora dyskusyjne przeznaczone dla konkretnych wspólnot mieszkaniowych są obecnie bardzo dobrą, jeżeli nie najlepszą formą wymiany informacji pomiędzy zarządem, a właścicielami. Z powodzeniem mogą służyć informowaniu się o bieżących sprawach, wymianie poglądów, ustaleniu wspólnego stanowiska, przygotowywaniu treści uchwał, porządku obrad, uzgodnieniu sposobu podjęcia uchwały w drodze indywidualnego zbierania głosów itd. Jednak takie formy komunikacji nie są właściwe tam gdzie konieczne jest wykazanie się dowodem doręczenia korespondencji. Na składającego oświadczenie woli ustawodawca nakłada bowiem obowiązek doręczenia.

Przepis art. 61 § 1 kodeksu cywilnego stanowi, że oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest skuteczne z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Taki skutek można uzyskać w dwóch przypadkach albo własnoręcznego doręczenia do rąk właściciela albo wysłania listu za potwierdzeniem odbioru. Pismo powinno być wysłane za potwierdzeniem odbioru i skierowane na adres zamieszkania osoby fizycznej lub adres siedziby osoby prawnej. Ustawodawca nie nakłada na nadawcę obowiązku dopilnowania, czy adresat odebrał przesyłkę i zapoznał się z treścią. Wystarczy sama możliwość zapoznania się z treścią. Oznacza to, że mimo niepodjęcie przez właściciela przesyłki w terminie (przesyłka dwukrotnie awizowana) uważa się ją za skutecznie doręczoną. Zgodnie z art. 6 kodeksu cywilnego, na składającym oświadczenie woli spoczywa obowiązek wykazania, że oświadczenie zostało adresatowi dostarczone.

Zarząd powinien więc archiwizować zarówno dokumenty własne jak kwity pocztowe potwierdzające nadanie i doręczenie lub awizowanie przesyłki. Jakiekolwiek inne formy dostarczenia powodują, że każdy z właścicieli może skutecznie powołać się, że żadnego pisma nie otrzymał, a zarząd nie ma żadnej możliwości udowodnienia, że pismo zostało mu doręczone. Ponadto sprawa korespondencji to sprawa między wspólnotą mieszkaniową reprezentowaną przez zarząd a poszczególnymi właścicielami. To więc pojedyncze relacje wspólnota a Pan Nowak, wspólnota a Pan Kowalski itd. Zatem sama uchwała nie wystarczy bo sama uchwała jest zgodą tylko jednej ze stron (wspólnoty mieszkaniowej) brak jest natomiast zgody drugiej strony tej relacji (Pana Nowaka Pan Kowalskiego itd.). Wspólnota mieszkaniowa musi więc oprócz uchwały uzyskać zgodę każdego z właścicieli na taki inny niż wynika z przepisów sposób prowadzenia z nim indywidualnej korespondencji.

Podsumowanie

Jak z powyższego wynika tam gdzie nie ma potrzeby wykazania się dowodem doręczenia zarząd może prowadzi korespondencję z właścicielami przy użyciu każdego kanału komunikacji. Jednak tam gdzie konieczne jest wykazaniem się doręczania musi korzystać z formy pisemnej za potwierdzeniem odbioru. Ponadto sprawa korespondencji to sprawa między wspólnotą, a poszczególnymi właścicielami zatem uchwała wspólnoty nie może narzucić tutaj innych zasad niż ustawowe. Takie inne zasady mogą wynikać co najwyżej ze zgody poszczególnych właścicieli na inną formę doręczenia. Korespondencję do osoby prawnej doręcza się na adres jej siedziby Jeżeli wspólnota jeszcze nie zna adresu siedziby dewelopera to bardzo łatwo ją ustalić korzystając w Internecie z wyszukiwarki Krajowego Rejestru Sądowego. W przypadku gdy deweloper to osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą adres można znaleźć wyszukując ją w Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej. W jednym i drugim wypadku ustalenie adresu nie trwa więcej niż kilka sekund. 

W związku z tym, że obecnie skrzynki mają umożliwić obsługę wielu operatorów, a nie tylko Poczty Polskiej obowiązek instalacji oddawczych skrzynek pocztowych w budynkach wielorodzinnych, w których wyodrębnione są przynajmniej 3 lokale powinien być realizowany przez właściciela lub współwłaścicieli poprzez umieszczenie w ogólnie dostępnej części nieruchomości zestawu oddawczych skrzynek pocztowych w liczbie odpowiadającej liczbie samodzielnych lokali mieszkalnych oraz lokali o innym przeznaczeniu, jeżeli mają osobny adres.

W budynku wielorodzinnym posiadającym kilka wejść przy każdym z tych wejść może być zainstalowany zestaw lub zestawy skrzynek w liczbie odpowiadającej liczbie lokali w tej części budynku. Zestawy skrzynek stanowią w budynkach wielolokalowych część nieruchomości wspólnej zatem to na wspólnocie mieszkaniowej spoczywa obowiązek ich zainstalowania i tak powinny być rozliczane koszty ich zakupu i konserwacji. Nie wyklucza to oczywiście żądania zwrotu kosztów uszkodzonego zamka czy dorobienia zgubionego klucza od właściciela lokalu.

Autorzy

Zobacz także:

Najem krótkoterminowy – czy wspólnota może go zakazać? – otwarty dostęp

Pytanie: Czy wspólnota może zakazać na obiekcie najmu krótkoterminowego, czy właściciel ma do tego prawo, aby taki najem mógł się odbywać w jego własnościowym mieszkaniu? Czy istnieje zapis, żeby móc go przedstawić właścicielowi takiego mieszkania, mówiący o tym, że najemcy którzy korzystają z jego mieszkania podlegają pod niego i administracja nie powinna bezpośrednio zajmować się sprawami najemcy?

Obecność zarządu wspólnoty na przeglądzie technicznym dachu budynku – otwarty dostęp

Pytanie: Coraz częściej zdarza się, że zarządy wspólnot mieszkaniowych życzą sobie być obecnym podczas przeglądu technicznego dachu na budynkach niskich ale i na budynkach wysokich. Jakie warunki musiałby ewentualnie spełnić taki zarząd aby mógł uczestniczyć w takim przeglądzie?

Rozliczenie kosztów centralnego ogrzewania

Pytanie: Budynek złożony z 70 lokali mieszkalnych i 10 usługowych jest ogrzewany wyłącznie w części mieszkalnej i także tylko lokale mieszkalne mają doprowadzoną ciepłą wodę użytkową.

UZYSKAJ DOSTĘP DO:

  • 324 artykułów z poradami prawnymi, które pomogą rozwiązać problematyczne sprawy w zarządzanych przez Ciebie nieruchomościach,
  • 154 wzorcowych dokumentów do wykorzystania w każdej chwili i dostosowane do wszystkich typów obiektów,
  • 72 h tyle maksymalnie czasu będziesz czekał na odpowiedź na swoje pytania,
  • 640 minut filmu instruktażowego omawiającego postępowanie przy problemach technicznych,
  • 167 komentarzy do podzielonych tematycznie orzecznictw i wyroków,
Uzyskaj dostęp