W przyszłym roku wszystkie podmioty muszą składać sprawozdania finansowe drogą elektroniczną. W przypadku wspólnot mieszkaniowych to duży problem. W dużej to zarząd, ale w małej wszyscy właściciele. Czy jest jakieś rozwiązanie tego problemu?

Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o własności lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono jest obowiązany składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie z działalności oraz zwoływać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Przedmiotem tego zebrania winno zaś być uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu, ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono, a także sprawozdanie zarządu. Jak wynika z tego przepisu zobowiązany do złożenia sprawozdania jest zarząd wspólnoty mieszkaniowej, a tylko w przypadku gdy we wspólnocie mieszkaniowej przyjęto formę sprawowania zarządu w postaci powierzenia zarządu zarządcy zgodnie z art.18 ustawy o własności lokali ten obowiązek obciąża tego zarządcę. W przypadku gdyby w takiej sytuacji dokument nie podpisał zarząd tylko zarządca/administrator nie będzie to sprawozdanie, o którym mowa w ustawie o własności lokali. Ustawa o własności lokali nie wprowadza żadnych regulacji na temat formy i zawartości sprawozdania składanego właścicielom lokali. Należy więc zakładać, że do takiego sprawozdania stosować się będzie, podobnie jak do innych sprawozdań, wymogi rzetelności (zgodności z faktami i dokumentami), kompletności (ujmowanie wszystkich faktów, jakie miały miejsce) i czytelności (przedstawianie informacji w taki sposób, aby wszyscy mogli przeczytać i zrozumieć treść przekazu). Bez znaczenia będzie natomiast jego forma, chyba że właściciele lokali (w umowie lub w uchwale) postanowią, że sprawozdanie to ma być składane w określonej przez nich formie (wyrok Sądu Okręgowego w Gdańsku z dnia 05.11.2013 roku sygn.akt I C 29/13). Aby sprawozdanie było kompletne, musi zawierać także część finansową, a sporządzenie sprawozdania finansowego związane będzie z obowiązkiem (o którym mowa w art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali) prowadzenia określonej przez wspólnotę mieszkaniową pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Sprawozdanie finansowe stanowi zatem część sprawozdania rocznego składanego przez zarząd (lub zarządcę) na corocznym zebraniu właścicieli lokali. Jak wskazuje się w judykaturze (wyrok SA w Katowicach z dnia 08.02.2013 r., V ACa 533/12), do sprawozdania winny być także załączone kopie dokumentów stanowiących podstawę sporządzenia zestawienia przychodów i wydatków wspólnoty, w tym kopie faktur wystawionych przez dostawców mediów, a to w celu umożliwienia członkom wspólnoty kontroli pracy zarządu, co ma również znaczenie w zakresie ochrony wspólnoty przed ewentualnymi nadużyciami. Sporządzone sprawozdanie z działalności zarządu jest przedstawiane na zebraniu ogółu mieszkańców. Wcześniej, przed zebraniem, członkowie wspólnoty mieszkaniowej mają mieć możliwość zapoznania się ze sprawozdaniem. Na zebraniu członkowie wspólnoty mieszkaniowej mają również mieć prawo zgłaszać swoje uwagi, co do sprawozdania. Przy składaniu sprawozdań zarządu wspólnoty za rok gospodarczy nie obowiązuje formalizm, charakterystyczny dla tego rodzaju dokumentów opracowywanych przez większe podmioty gospodarcze. Nieobowiązujące już rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 sierpnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek nie prowadzących działalności gospodarczej stosowało się do wspólnot mieszkaniowych, z wyjątkiem wspólnot, w których zarząd nieruchomością wspólną powierzono jednostce działającej na zasadach określonych w przepisach prawa budżetowego (art.1 ust 1 pkt 9). Według tego rozporządzenia wspólnoty mieszkaniowe prowadziły księgi rachunkowe i sporządzały roczne sprawozdanie finansowe w sposób uproszczony. Uproszczony sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych przez wspólnoty mieszkaniowe polegał na prowadzeniu ewidencji, w ramach której rejestrowało się wszystkie przychody, koszty i środki pieniężne oraz związane z tym rozrachunki; w tym przypadku księgi rachunkowe mogły być prowadzone w postaci rejestru lub na luźnych kartach kontowych za pomocą komputera albo w postaci innych urządzeń księgowych. Prowadzenie ksiąg rachunkowych miało zapewnić uzyskanie danych niezbędnych do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Wspólnoty mieszkaniowe miały prowadzić księgi rachunkowe stosując odpowiednie przepisy ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia. Rozporządzenie to zostało uchylone przez rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkow...