Księgi rachunkowe – do kogo należą?

Odpowiedź:

W związku z tym, że większość wspólnot mieszkaniowych nie dysponuje biurami dokumentacja wspólnoty przechodzi z rąk do rąk między kolejnymi zarządcami. Jednak fakt, że dokumentacja zostaje w dyspozycji zarządcy, który ją przechowuje, powiększa o kolejne dokumenty, nie oznacza, że zarządca nabywa do niej jakieś prawa. Nawet jeżeli on ją opracowuje bo robi to w imieniu i dla wspólnoty. Dokumentacja ta jest własnością wspólnoty mieszkaniowej. Zarządca powinien całą istniejącą dokumentację przekazać zarządowi lub kolejnemu zarządcy niezwłocznie po rozwiązaniu z nim umowy.  Zarząd lub nowy zarządca istniejącą dokumentację powiększa o kolejne dokumenty powstałe w czasie gdy on sprawuje zarząd oraz całą dokumentację przekazuje kolejnemu zarządowi lub zarządcy itd.

Bezprawnym jest zachowanie, w którym zarządca nie przekazuje części dokumentów i może spowodować to dla niego przykre konsekwencje obojętnie od motywów takiego zachowania. Jeżeli zarządca uważa, że z jakiś względów będzie w przyszłości potrzebował określonych dokumentów wspólnoty może postarać się o ich duplikaty lub skserować oryginały ewentualnie poświadczyć je za zgodność z oryginałem u notariusza.  Jeżeli poprzedni zarządca nie przekazał dokumentacji lub jest ona niekompletna wspólnota powinna wezwać go do jej wydania określając jakich dokumentów żąda oraz wyznaczając termin na przekazanie. W przypadku bezskuteczności tych zabiegów wspólnota powinna wnieść powództwo do sądu. Oczywiście trzeba racjonalnie podchodzić do problemu. Na przykład wręcz śmiesznym byłoby wnoszenie powództwa do sądu o wydanie dokumentów, które obecny zarząd czy zarządca może pozyskać we własnym zakresie np. wyciągów bankowych skoro można taki dokument ponownie wybrać w banku czy to w postaci pojedynczego potwierdzenia przelewu czy też wyciągów zbiorczych za jakiś okres. Bezzasadnym byłoby też żądanie wydania dokumentu, który nigdy nie został w trakcie pracy poprzedniego zarządcy stworzony w ramach dokumentów wspólnoty lub którego się nie archiwizuje. Zatem zawsze należy się w takich wypadkach kierować przede wszystkim zdrowym rozsądkiem.

W stosunku do zarządcy można też podjąć kroki prawne w przypadku gdy swoim  działaniem naraził wspólnotę na szkodę lub dopuścił się innych nieprawidłowości. Odpowiedzialność zarządcy  może przybrać formę odpowiedzialności cywilnej jak i karnej. Odpowiedzialność cywilna powstaje w wypadku wyrządzenia szkody (tzw. odpowiedzialność deliktowa), a w przypadku zarządcy także z tytułu niewykonania lub niewłaściwego wykonania umowy (tzw. odpowiedzialność kontraktowa). Natomiast jednym z przypadków odpowiedzialności karnej związanych z dokumentacją wspólnoty mieszkaniowej jest  przestępstwo określone w art. 276 kodeksu karnego. Zgodnie z tym przepisem kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Zarządca, który nie wyda dokumentów wspólnoty może zostać więc pociągnięty również do odpowiedzialności karnej.

Nie jestem księgowym jednak jeżeli poprzedni zarządca przekazał całość dokumentacji wspólnoty w tym księgowej w formie papierowej to nie sposób mu zarzucić że zatrzymał jakieś dokumenty które stanowią własność wspólnoty. Jeżeli nie zatrzymał żadnych dokumentów to nowy zarządca musi potrzebną analizę, segregację czy wprowadzenie ich do własnego systemu komputerowego wykonać we własnym zakresie. Powinien z taką koniecznością dodatkowej pracy liczyć się przejmując nową wspólnotę. To że będzie to dłużej trwało niż skorzystanie z dostępu do systemu komputerowego poprzednika nie upoważnia do żądania wydruku bo nie jest to część dokumentacji wspólnoty tylko niejako analiza stworzona przez byłego zarządcę której w związku z tym, że rozwiązano z nim umowę nie musi już robić na rzecz wspólnoty. Czy zaległość jest zasądzona wynika z wyroków lub nakazów które dostępne są w dokumentacji papierowej. Aby ustalić czy należności są przedawnione wystarczy umieć liczyć okres przedawnienia i sprawdzić wpływy na rachunek bankowy wspólnoty  itd. itd.