Czy w trakcie walnego zebrania wspólnoty, czy spółdzielni mieszkaniowej można udostępnić do skopiowania upoważnienia podpisane przez innych członków, a także dokumenty na których są dane osobowe, np. listę obecności? Czy nie jest to sprzeczne z RODO?

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE dotyczy oczywiście spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych przewidując konieczność dostosowania zakresu przetwarzanych danych i weryfikacji stosowanych procedur czy konieczność weryfikacji umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych. Administratorem danych osobowych jest spółdzielnia lub wspólnota mieszkaniową, a w jej umieniu działa zarząd który jest jej organem. Administrator danych może zbierać i przetwarzać dane osobowe tylko w konkretnych, wyraźnych i prawnie usprawiedliwionych celach. Administrator danych osobowych jest również zobowiązany do przetwarzania danych osobowych w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. RODO wprowadza również ważną dla zarządzających zasadę zwaną minimalizacją danych, która w zakresie przetwarzania danych osobowych oznacza, że dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Po wejściu RODO obserwujemy jakąś histerię na wszystkich płaszczyznach także w zakresie zarządzania tymczasem ochrona danych osobowych nie może być wymówką dla braku udostępnienia dokumentów członkowi spółdzielni mieszkaniowej czy wspólnoty mieszkaniowej. W kwestii ochrony danych osobowych przetwarzanie danych, w tym ich udostępnianie, jest dopuszczalne, jeżeli jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Zatem w każdym przypadku, w którym szczególny przepis prawa przyznaje określonemu podmiotowi uprawnienie z którym wiąże się konieczność udostępnienia danych osobowych udostępnienie danych nie może być traktowane jako naruszenie prawa. Zgodnie z art. 29 ust 3 ustawy o własności lokali we wspólnocie mieszkaniowej właścicielom lokali służy prawo kontroli działalności zarządu. Bezsprzecznie w prawie kontroli działalności zarządu zawiera się prawo wglądu do dokumentów wspólnoty mieszkaniowej w tym dokumentów z zebrań właścicieli lokali gdyż w innym wypadku sprawowanie kontroli nie byłoby możliwe. Właściciel oprócz faktycznego wglądu może też żądać kopii dokumentów. Jest to zupełnie zrozumiałe gdyż trudno sobie wyobrazić aby właściciel zapamiętał szczegółowo wszystkie interesujące go informacje zawarte w dokumentach. Trudno żądać też od właściciela znajomości wszystkich zagadnień zawartych w dokumentach więc tylko kserując je może zasięgnąć opinii osób trzecich na temat ich poprawności czy zagadnień z nich wynikających. Zwróć uwagę, że rozwój techniki powoduje, że kopiowanie dokumentów na różnego rodzaju nośniki jest tanie i proste więc w naturalny sposób w naszych czasach zastąpiło sporządzanie notatek z udostępnianych dokumentów do wglądu. Obowiązkiem zarządu jest umożliwienie właścicielom lokali sprawowanie kontroli działalności zarządu, a właściciel lokalu powinien decydować, czy w tym celu wystarczy mu pokazanie dokumentów, wykonanie kserokopii, umożliwienie mu wykonanie ich fotokopii, czy też zeskanowania. Zgodnie z art. 81 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych członek spółdzielni mieszkaniowej ma prawo otrzymania odpisu statutu i regulaminów oraz kopii uchwał organów spółdzielni i protokołów obrad organów spółdzielni, protokołów lustracji, rocznych sprawozdań finansowych oraz faktur i umów zawieranych przez spółdzielnię z osobami trzecimi. Koszty sporządzania odpisów i kopii tych dokumentów, z wyjątkiem statutu i regulaminów uchwalonych na podstawie statutu, pokrywa członek spółdzielni wnioskujący o ich otrzymanie. Statut spółdzie...