Do administracji wspólnoty liczącej blisko 180 lokali wpłynął wniosek od osoby legitymującej się pełnomocnictwem właścicielki jednego z mieszkań, o wydanie wykazu wszystkich operacji bankowych dokonanych na koncie wspólnoty mieszkaniowej w roku ubiegłym.

Opisana w treści pytania sytuacja faktycznie jest problematyczna. Należy bowiem dokonać analizy i wyważyć interesy i uprawnienia kontrolne członka wspólnoty mieszkaniowej oraz interesy osób, których jak wynika z treści pytania dane osobowe znajdują się na wykazie operacji bankowych. Niestety, rozwiązaniem problemu nie będzie udostępnienie jedynie wypłat z konta wspólnoty, ponieważ nie czyni to zadość zgłoszonemu żądaniu wydania wykazu wszystkich operacji. Powyższy problem należałoby przeanalizować w kontekście przepisów rozporządzenia RODO. W zaprezentowanej sytuacji teoretycznie spełniona zostanie zasada legalności, istnieją prawne podstawy do umożliwienia zapoznania się właścicielowi lokalu z dokumentacją finansową wspólnoty. Niemniej, podchodząc do sprawy od drugiej strony wątpliwości budzi, czy wspólnota uprawniona jest do prowadzenia zbioru danych osób, które dokonały wpłat na rachunek bankowy wspólnoty. Wydaje się, że dane te, po odpowiednim zaksięgowaniu wpłaty na poczet określonego członka wspólnoty powinni Państwo usuwać. Ich przechowywanie narusza bowiem w mojej ocenie zasadę adekwatności, zgodnie bowiem z tą zasadą zakres przetwarzanych danych powinien być adekwatny, tj. niezbędny i proporcjonalny w stosunku do celów, w jakich dane są przetwarzanie. Do tego dochodzi zasada minimalizmu, tj. przetwarzania danych osobowych jedynie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu dla jakiego są przetwarzane. Celem przetwarzania danych związanych z wpłatami jest księgowanie wpłat na rzecz odpowiedniego członka wspólnoty, np. nazwisko wpłacającego może pomóc identyfikować członka w imieniu któreg...