Informowanie o wyniku głosowania uchwał

Co radzi ekspert?

Stosownie do art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 24.06.1994 r. o własności lokali (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1910 ze zm.; dalej: „UWL”), o  treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony na piśmie. Jak wynika z powyższego, przepis ten znajduje zastosowanie w odniesieniu jedynie do trybu obiegowego oraz trybu mieszanego oddawania głosów. W tym ostatnim przypadku, zawiadomienie powinno zostać również skierowane do właścicieli lokali, którzy byli obecni na zwołanym zebraniu i oddali swój głos w sprawie podjęcia uchwały. Osoby takie mają bowiem niewątpliwy interes w ustaleniu, czy procedowana na zebraniu uchwała ostatecznie uzyskała wymaganą przez prawo większość głosów. Jeżeli dany lokal stanowi współwłasność, zawiadomienia należy dokonać na rzecz każdego ze współwłaścicieli.

Przepisy UWL nie przewidują z kolei obowiązku zawiadamiania o treści uchwał podjętych na zebraniu właścicieli lokali (zarówno w odniesieniu do właścicieli obecnych na zebraniu, jak również w odniesieniu do właścicieli nieobecnych). Nie zmienia to jednak faktu, że w razie jeżeli zarząd bądź zarządca prowadzą księgę protokołów z zebrań wspólnoty, każdemu z właścicieli przysługuje prawo do swobodnego zapoznania się z uchwałami podjętymi przez wspólnotę mieszkaniową.

Jak wskazuje się to zaś w doktrynie, dla skutecznego powiadomienia o treści uchwały nie wystarczy wywieszenie jej na tablicy ogłoszeń. Mając bowiem na uwadze właścicieli nie zamieszkujących w lokalu (a np. wynajmujących ten lokal lub przebywających na długim leczeniu szpitalnym), nie sposób uznać, by taki sposób powiadomienia spełniał warunki przewidziane w art. 61 §1 ustawy z dnia 23.4.1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1740 ze zm.; dalej: „KC”), a więc by umożliwiał jego dojście do tego właściciela lokalu w taki sposób, by mógł on zapoznać się z jego treścią.

Niezbędne jest więc doręczenie powiadomienia o treści uchwały każdemu właścicielowi lokalu. Ustawodawca przewidział przy tym, że powiadomienie to ma nastąpić „na piśmie”. Prócz oznaczenia formy powiadomienia (pisemna), przepis art. 23 ust. 3 UWL nie wskazuje przy tym na żaden z dopuszczalnych i stosowanych w praktyce, sposobów kierowania zawiadomień do właścicieli lokali. Nie wskazuje również na dopuszczalność (bądź jej brak) posługiwania się dla potrzeb powiadamiania właścicieli, określonymi  środkami komunikacji (np. korespondencją elektroniczną e-mail). Jeżeli zatem właściciele lokali nie uregulują powyższej kwestii w sposób autonomiczny w uchwale, odwołać będzie należało się i w tym miejscu do ogólnych przepisów KC, mimo, że w treści art. 23 ust. 3 UWL ustawodawca posłużył się zwrotem „na piśmie”, nie zaś „w formie pisemnej” - do której wprost odnosi się z kolei art. 78 KC.

Wobec powyższego, wskazać należy w tym miejscu, iż dokument powiadomienia powinien spełniać rygory zwykłej formy pisemnej, a zatem przede wszystkim zostać odręcznie podpisany. Stosownie bowiem do art. 78 §1 KC, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.  Wątpliwości budzić może wobec tego kwestia ewentualnej dopuszczalności powiadamiania również drogą elektroniczną. Należałoby uznać, że powiadomienie o treści podjętej uchwały drogą elektroniczną jest co prawda dopuszczalne, jakkolwiek będzie ono skuteczne jedynie wówczas, gdy dokument powiadomienia zostanie opatrzony podpisem elektronicznym członków zarządu, (lub zarządcy) weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Wyłącznie bowiem w takiej sytuacji – zgodnie z art. 781 §2 KC – powyższą formę powiadomienia będzie można uznać za równoważną formie pisemnej.

Prawidłowe powiadomienie właściciela lokalu o podjętej uchwale jest bowiem bardzo istotne, w szczególności dlatego, że decyduje ono o rozpoczęciu biegu sześciotygodniowego terminu na zaskarżenie takiej uchwały, przewidzianego w art. 25 ust. 1a UWL. Niemniej, jak się przyjmuje się to w orzecznictwie, niedopełnienie ustawowego obowiązku powiadomienia każdego właściciela o treści podjętej uchwały na podstawie art. 23 ust. 3 UWL nie wywiera wpływu na jej skuteczność prawną (vide: wyr. Sądu Najwyższego z dnia 08.07.2004 r., sygn. akt IV CK 543/03). Zarząd wspólnoty ma przy tym obowiązek doręczenia każdej uchwały na żądanie właściciela lokalu, jednak data takiego doręczenia pozostaje bez wpływu na bieg terminu do zaskarżenia uchwały. Przewidziany w art. 25 ust. 1a UWL termin do zaskarżenia rozpoczyna bowiem swój bieg od dnia powiadomienia właściciela o treści uchwały, a nie od dnia doręczenia jej odpisu na żądanie członka wspólnoty mieszkaniowej (vide: wyr. Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 13.09.2013 r., sygn. akt I ACa 489/13).