Dołącz do czytelników
Brak wyników

Pytanie do eksperta

16 kwietnia 2021

Jak poprawić sprawozdanie wspólnoty?

0 134

Pytanie: Jeżeli sprawozdanie wspólnoty za rok 2019 zostało przyjęte, udzielono również Zarządowi absolutorium, a po czasie okazało się, że w sprawozdaniu są błędy. Minęło również 6 tygodni od czasu ogłoszenia informacji o podjęciu uchwały, a więc nie ma możliwości zaskarżenia uchwały. Pytanie więc jak należy w takiej sytuacji poprawić sprawozdanie?

Odpowiedź: Stosownie do art. 30 ustawy z 24.6.1994 r. o własności lokali (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1910 ze zm.; dalej: „UWL”), zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 UWL, jest obowiązany:

POLECAMY

  • dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy;
  • składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie ze swojej działalności;
  • zwoływać zebranie ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku., którego przedmiotem powinny być w szczególności (art. 30 ust. 2 UWL): a) uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu; b) ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 UWL; c) sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.

Powołany wyżej przepis nakłada zatem na jednostkę zarządzającą nieruchomością wspólną obowiązek składania właścicielom lokali - na forum zebrania ogółu właścicieli - rocznego sprawozdania z działalności. Podstawą sporządzenia przez zarząd (lub zarządcę nieruchomości powołanego w trybie art. 18 ust. 1 UWL) rocznego sprawozdania z jego działalności powinna być zaś pozaksięgowa ewidencja kosztów i przychodów, o której mowa w art. 29 ust. 1 UWL. Zgodnie przy tym z brzmieniem art. 30 ust. 1 pkt 2 UWL, sprawozdanie z działalności zarządu powinno być roczne, tj. opracowane i obejmujące rok kalendarzowy. Omawiane sprawozdanie powinno zawierać w swej treści przy tym zarówno część finansową (zestawienie przychodów i kosztów, wraz z załączoną odpowiednią dokumentacją), jak i część stanowiącą relację z innych czynności z zakresu zarządu nieruchomością wspólną. Całość powinna być zaś klarowna, rzetelna i wiarygodna. Rzetelne sprawozdanie winno pozostawać zatem w zgodności z faktami i dokumentami, zaś sprawozdanie kompletne - wskazywać wszystkie fakty, jakie miały miejsce, i być czytelne. Dla uznania, że sprawozdanie spełnia wymóg kompletności, musi ono zaś zawierać część finansową, która z kolei musi być rzetelna (vide: wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 09.02.2018 r., V ACa 13/17).

Co do szczegółowego zakresu i formy przedkładanego przez zarząd sprawozdania, w orzecznictwie można spotkać dwa, przeciwstawne poglądy. Zgodnie z pierwszym z nich, sprawozdanie to winno być przedstawione w formie pisemnej, a zatem utrwalone i podpisane przez członków zarządu. Sprawozdanie finansowe zarządu wspólnoty mieszkaniowej jest bowiem dokumentem, który musi pochodzić od zarządu. Niepodpisanie tego sprawozdania oznacza więc, że jest to jedynie projekt dokumentu, sprzeczny z wymogami art. 30 UWL. Projekt sprawozdania nie może zaś być przedmiotem obrad zebrania członków wspólnoty, ani tym bardziej stanowić podstawy do udzielenia zarządowi absolutorium (vide: wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 28.06.1999 r., I ACa 282/99). W myśl natomiast drugiego poglądu prezentowanego w orzecznictwie, przy składaniu sprawozdań zarządu wspólnoty za rok gospodarczy nie obowiązuje formalizm, charakterystyczny dla tego rodzaju dokumentów opracowywanych przez większe podmioty gospodarcze. Nie ma w związku z tym żadnych przeszkód, aby sprawozdanie takie zostało przedstawione np. tylko ustnie przez jednego z członków zarządu, czy nawet osobę przez zarząd do tego upoważnioną. Istotne jest bowiem tylko to, by zarząd wyraził w każdy dostępny sposób wolę uznania tego dokumentu za własny (vide: wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 30.01.2013 r., I ACa 1171/12).

Przepisy UWL nie przewidują przy tym trybu korekty złożonego przez zarząd na zebraniu rocznym sprawozdania ze swej działalności, w razie późniejszego nawet wykrycia w jego treści błędów lub zwyczajnych omyłek (np. rachunkowych). Przedstawienie sprawozdania na zebraniu rocznym jest bowiem czynnością jednorazową i niepowtarzalną. W razie jednakowoż wykrycia pewnych nieprawidłowości, już po odbyciu się zebrania i po zatwierdzeniu sprawozdania zarządu przez właścicieli lokali, jak i również udzielania mu absolutorium, o wykryciu tychże nieprawidłowości zarząd winien poinformować indywidualnie właścicieli lokali. Musi wobec tego liczyć się wówczas nawet z tym, iż w związku z wykryciem i rangą nieprawidłowości, właściciele lokali podejmą następie uchwałę o odwołaniu zarządu. W orzecznictwie wskazuje się bowiem, iż przyjęcie sprawozdania zarządu wspólnoty mieszkaniowej zawierającego nieprawidłowości i nieścisłości narusza interesy wspólnoty, jak i poszczególnych jej członków. Nie pozwala bowiem na dokonanie rzetelnego rozliczenia poniesionych na utrzymanie nieruchomości wspólnej kosztów, w tym uiszczonych zaliczek oraz naraża członków wspólnoty na poniesienie tych kosztów w wysokości innej niż rzeczywiście należna (vide: wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 19.11.2014 r., I ACa 758/14).

Co istotne przy tym, w doktrynie przyjmuje się, że nawet udzielenie zarządowi – który przedstawił wymagane przepisami prawa ze swej działalności rzetelne i wiarygodne sprawozdanie – absolutorium, nie wyłącza jednakże odpowiedzialności członków zarządu, jeżeli się okaże, że wbrew takiej ocenie zarząd lub poszczególni jego członkowie wyrządzili ze swej winy wspólnocie szkodę.

Przypisy