Jestem zarządcą wspólnoty mieszkaniowej. Przechowuję kartoteki indywidualnych właścicieli. Jeżeli właściciel sprzeda lokal, to jak długo trzeba przechowywać dokumenty dotyczące poprzedniego właściciela.

Przede wszystkim należałoby się zastanowić co to jest kartoteka indywidualnych właścicieli i dlaczego w ogóle istnieje w dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej. Traktujesz to jako coś oczywistego gdy tak naprawdę co pod tym pojęciem rozumiesz wiesz tylko ty a inni mogą się tylko domyślać biorąc z reguły za podstawę propozycję sposobu prowadzenia dokumentacji z oprogramowania komputerowego dla wspólnot mieszkaniowych bo tak . Przepisy ustawy o własności lokali nakładają obowiązek istnienia we wspólnocie mieszkaniowej określonych dokumentów ale nie takiego jak podajesz. Wspólnota mieszkaniowa ma obowiązek przechowywać przez cały czas istnienia obiektu dokumentację techniczną budynku wraz z książką obiektu budowlanego i je aktualizować. Ma też obowiązek sporządzania uchwał właścicieli, i corocznych sprawozdań zarządu oczywiście prowadzenia dokumentacji księgowo-podatkowej w zakresie wymaganym przez prawo podatkowe. Najbardziej zbliżonym dokumentem do „kartoteki właścicieli” o jakim mówi ustawa o własności lokali jest określony w art. 29 ust 1b ustawy o ochronie praw lokatorów jest obowiązek prowadzenia i aktualizowania spisu właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej. W celu ułatwienia sobie pracy zarządy/zarządcy wspólnot mieszkaniowych stosują różnego rodzaju dokumenty dla ułatwienia sobie pracy oczywiście może dochodzić do zebrania tych dokumentów w kartoteki dotyczące poszczególnych właścicieli czy lokali. Niszczenie dokumentów Z ustaw o rachunkowości wynika, że czas przechowywania dokumentów księgowych wynosi 5 lat i liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym. Przepisy podatkowe wskazują natomiast, że dokumentację księgową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Najkrócej, bo tylko 12 miesięcy, należy przechowywać dokumenty rękojmi lub reklamacji. Termin ten liczyć należy jednak dopiero po wygaśnięciu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji. Dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym przechowywać należy przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. Ponadto prawo budowlane nakłada na właściciela lub zarządcę obowiązek posiadania książki obiektu budowlanego wraz z dokumentacją techniczną. Także ustawa o własności lokali zobowiązuje zarząd lub zarządcę do prowadzenia i przechowywania dokumentacji technicznej nieruchomości (budowlanej, powykonawczej i ksi...