Jeżeli przepisy ustawy o własności lokali nie zawierają rygorystycznych reguł dotyczących zwoływania zebrania właścicieli lokali i obradowania na takim zebraniu, to czy zarządca dużej wspólnoty mieszkaniowej może bez zgody właścicieli zarządzić odbywanie

Jak wynika z ustawy o własności lokali prawo zwołania zebrania należy do kompetencji zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Tylko w wypadku gdy zarząd nie zwoła corocznego zebrania ogółu właścicieli lokali zgodnie z ustawą o własności lokali prawo do jego zwołania nabywa każdy z właścicieli lokali. Zarząd zwołuje zebranie z własnej inicjatywy lub z inicjatywy właścicieli. Jednak dopiero gdy wniosek pochodzi od właścicieli lokali reprezentujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej, zarząd ma obowiązek zwołać zebranie właścicieli lokali. Drugim ze sposób podjęcia uchwały jest indywidualne zbieranie głosów. Również w tym przypadku ustawa o własności lokali wyraźnie wskazuje, że zbieranie głosów właścicieli lokali należy do wyłącznych kompetencji zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Z trzecim sposobem podjęcia uchwały mamy do czynienia wówczas gdy na zebraniu nie stawili się właściciele lokali dysponujący większością głosów. Ustawa o własności lokali dopuszcza aby w celu podjęcia uchwał głosowanych na zebraniu, a które nie zostały na tym zebraniu podjęte ze względu na niska frekwencję wśród właścicieli lokali można było głosować w drodze indywidualnego zbierania głosów spośród właścicieli, którzy na zebraniu nie byli obecni (dozbieranie głosów). W związku z powyższym zwróć uwagę, że zarówno zwołanie zebrania (poza jednym przypadkiem braku zwołania zebrania rocznego) jak i podjęcie uchwały w drodze indywidualnego zbierania głosów należy do wyłącznych kompetencji zarządu. Zarząd, czy zarządca może porozumiewać się z właścicielami lokali w każdej możliwej formie, czyli przy użyciu telefonu, faksu, listów, bezpośrednich kontaktów itd. Także e-mail, fora dyskusyjne i strony internetowe przeznaczone dla konkretnych wspólnot mieszkaniowych są obecnie bardzo dobrą jeżeli nie najlepszą formą wymiany informacji pomiędzy zarządcą, a obsługiwaną przez niego wspólnotą mieszkaniową oraz między właścicielami lokali. Z powodzeniem mogą służyć informowaniu się o bieżących sprawach, wymianie poglądów, ustaleniu wspólnego stanowiska, wspólnemu przygotowywaniu treści uchwał, uzgodnieniu sposobu podjęcia uchwały w drodze indywidualnego zbierania głosów itd. Jednak takie formy komunikacji nie są możliwe tam gdzie konieczne jest wykazanie się dowodem doręczenia korespondencji. Wysyłając e-mail nawet w przypadku gdy dysponuje się potwierdzeniem od właściciela wskazującym dany adres internetowy jako wskazany do korespondencji nie można wykazać się w razie potrzeby potwierdzeniem doręczenia korespondencji na przykład dla potrzeb postępowania sądowego. Tymczasem każdy zarząd a zwłaszcza zarządca wie doskonale, że musi gromadzić w dokumentacji dowody potwierdzenia doręczenia pism tam gdzie może być zobligowany do wykazania się, że wywiązał się z obowiązku doręczenia. Ponadto spełnienie wymogu formy pisemnej polega na zamieszczeniu własnoręcznego podpisu przez osobę dokonującą czynności na dokumencie zawierającym jej oświadczenie. Wprawdzie z formą pisemną zrównana jest forma dokumentu elektronicznego z bezpiecznym podpisem elektronicznym jednak nawet jeżeli zarządca dysponuje podpisem elektronicznym co obecnie jest rzadkością takim podpisem powinni dysponować też właściciele lokali aby mogli e-mailem złożyć skutecznie oświadczenia. Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju wypowiedziało się jednak kiedyś w innym tonie. W swojej interpretacji uznało, że dopuszcza wprowadzenie do wspólnoty mieszkaniowej w niektórych przypadkach możliwości elektronicznego składanie oświadczeń bez posiadania przez strony podpisu elektronicznego. Według Ministerstwa członkowie wspólnot mieszkaniowych mogą oddawać głosy przy podejmowaniu uchwał nie tylko w sposób t...