Obowiązkowa dokumentacja stanowiąca załączniki do książki obiektu budowlanego

Zgodnie z art. 63 w powiązaniu z art. 60 ustawy Prawo budowlane podmiot odpowiedzialny za funkcjonowanie obiektu budowlanego, czyli właściciel lub zarządca jest obowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumenty takie jak dokumentacja budowy i dokumentacja powykonawcza. Obowiązkiem tym są również objęte  inne dokumenty i decyzje dotyczące obiektu, a także, wszelkie instrukcje obsługi i eksploatacji oraz opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania. Natomiast szczególna powinność, jaką jest prowadzenie książki obiektu budowlanego będzie obowiązkiem konkretnej grupy właścicieli lub zarządców. Dotyczy to większości kategorii obiektów budowlanych i wymusza na osobach odpowiedzialnych rzetelną i regularną archiwizację dokumentacji wymienionej powyżej, która stanowi zarazem załączniki do książki. Co do zasady układ książki pozwala na systematyzację opracowań technicznych związanych z eksploatacją obiektu, a także zawiera części, które w zwięzły sposób przedstawiają informacje, które w znacznym stopniu charakteryzują ten obiekt. Obowiązkowa dokumentacja stanowiąca załączniki do książki obiektu budowlanego będzie szczegółowo przedstawiała istotne z punktu widzenia technicznego informacje na temat budynku, jego przeznaczenia, konstrukcji, stanu technicznego, przeprowadzonych remontów i modernizacji czy awarii lub katastrof budowlanych jakie miały miejsce w przeszłości. Od roku 2003, kiedy to opracowywano rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134) bardzo często dokonywane były zmiany wymagań ustawowych związanych z najważniejszymi dokumentami dotyczącymi budowy, oddania do użytkowania oraz samej eksploatacji obiektu budowlanego. Trzeba w tym miejscu podkreślić, że dokumenty te powstają na różnych etapach istnienia obiektu budowlanego, dlatego każdy z tych załączników do książki ma inną rolę i jego powstanie regulują odrębne przepisy.

W związku z powyższym kluczowe będzie stworzenie właściwego zestawienia dokumentów stanowiących załączniki do książki obiektu budowlanego, na podstawie którego prowadzona będzie archiwizacja. W samej książce obiektu budowlanego bardzo ogólnie i nieprecyzyjnie wymieniono poszczególne rodzaje dokumentów, dzięki czemu zmiany w regulacjach dotyczących utrzymania obiektów budowlanych nie stoją dosłownie w sprzeczności ze wzorem książki, który możemy znaleźć w rozporządzeniu, o którym mowa powyżej.

Dla uporządkowania tej wiedzy poniżej zostanie przedstawione zestawienie dokumentów stanowiących załączniki do książki obiektu budowlanego, wraz z podaniem stosownych podstaw prawnych ich tworzenia oraz z krótkim opisem.

1. Obowiązkowa dokumentacja dołączona do książki obiektu budowlanego.

We wzorze książki obiektu budowlanego, zamieszczonym w załączniku do  rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie książki obiektu budowlanego, opisowo zostało wskazane jakie dokumenty mają stanowić załączniki do powyższego dokumentu. W części informacyjnej książki, którą stanowi Tablica nr 3 dokładnie wymieniono podstawową dokumentację, która będzie stanowiła powyższe załączniki:

1. decyzja pozwolenia na budowę w tym projekt budowlany (w zależności od czasu jego utworzenia – projekt jednoczęściowy tj. architektoniczno-budowlany lub trzyczęściowy czyli projekt zagospodarowania działki lub terenu, projekt architektoniczno-budowlany i projektem technicznym),
2. dokumentacja budowy,
3. dokumentacja powykonawcza,
4. protokół odbioru obiektu budowlanego,
5. decyzja pozwolenia na użytkowanie,
6. instrukcja eksploatacji obiektu (jeśli znajduje się w posiadaniu właściciela obiektu),
7. protokoły okresowych kontroli stanu technicznego obiektu,
8. protokoły okresowych kontroli stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu,
9. opracowania techniczne dotyczące obiektu – ekspertyzy, badania techniczne, dokumentacja techniczna i inne opracowania dotyczące obiektu,
10. dokumentacja techniczna dotycząca remontów obiektu,
11. protokoły awarii i katastrof obiektu,
12. dokumenty pozwolenia na zmianę sposobu użytkowania obiektu,
13. inne projekty, szkice i opracowania związane z obiektem budowlanym i jego użytkowaniem np. projekt nadbudowy i decyzja pozwolenie na budowę dla tej inwestycji.

Taka czytelna lista dokumentacji została stworzona nieprzypadkowo. Takie zestawienie jest konieczne dla zobrazowania procesów budowy i eksploatacji obiektu, dla którego prowadzona jest książka. Po analizie tego katalogu, dokumenty te można podzielić na:

• związane z powstawaniem obiektu budowlanego,
• protokoły okresowych kontroli technicznych,
• dokumentację techniczną związaną z użytkowaniem obiektu.

2. Dokumentacja związana z budową i oddaniem do użytkowania obiektu budowlanego.

Zgodnie z założeniami prezentowanymi w ustawie z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tekst jednolity: Dz. U. z 2020 r. poz. 1333 z późniejszymi zmianami) do dokumentów czy opracowań związanych z budową i oddaniem obiektu do użytkowania zaliczana jest dokumentacja budowy oraz powykonawcza. Będą to  decyzja pozwolenia na budowę z zatwierdzonym projektem budowlanym, a także uzupełniającym go projektem wykonawczym, protokół odbioru obiektu budowlanego oraz decyzja pozwolenia na użytkowanie. Część tej dokumentacji ma swoje definicje skonkretyzowane w Prawie budowlanym:

1. Pozwolenie na budowę – zgodnie z art. 3 pkt. 12, należy przez to rozumieć decyzję administracyjną zezwalającą na rozpoczęcie i prowadzenie budowy lub wykonywanie robót budowlanych innych niż budowa obiektu budowlanego.
   Decyzja pozwolenia na budowę jest decyzją administracyjną, a wydaje ją urząd to właściwy organ administracji architektoniczno – budowlanej, którą reprezentuje starosta lub prezydent miasta dla miast na prawach powiatu. Podobne procedury stosowane są przy zatwierdzaniu projektu budowlanego. Postępowanie to prowadzi wyżej wspomniany organ, po przedłożeniu stosownego wniosku do organu administracji architektoniczno – budowlanej danej gminy i staje się on podstawowym dokumentem, na podstawie którego prowadzane są roboty budowlane.
2. Dokumentacja budowy – zgodnie z art. 3 pkt 13, należy przez to rozumieć pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem budowlanym, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych i końcowych, w miarę potrzeby, rysunki i opisy służące realizacji obiektu, operaty geodezyjne i książkę obmiarów, a w przypadku realizacji obiektów metodą montażu - także dziennik montażu.
   Obok decyzji o pozwoleniu na budowę i projektu budowlanego (jednoczęściowego lub składającego się z trzech integralnych części), dokumentacją budowy będzie między innymi dziennik budowy i czy montażu oraz pozostałe dokumenty powstałe w trakcie prowadzenia robót budowlanych, w tym wyniki pomiarów geodezyjnych. Dziennik dla danej budowy powinien zostać zarejestrowany i wpisany do stosownej ewidencji organu administracji architektoniczno – budowlanej – otrzymuje  numer i zostaje opieczętowany, tym samym staje się dokumentem urzędowym.
3. Dokumentacja powykonawcza – zgodnie z art. 3 pkt 14, należy przez to rozumieć dokumentację budowy z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi, czyli zgodnie z definicją będzie to cała dokumentacja określająca przebieg robót budowlanych do ich całkowitego zakończenia, stwierdzająca jakość i prawidłowość ich wykonania, niezbędna do formalnego oddania obiektu do użytkowania.
4. Po zakończeniu robót budowlanych związanych z określonym przedsięwzięciem budowlanym i złożeniu wniosku o wydanie decyzji pozwolenia na użytkowanie, zgodnie z art. 55 ust. 1 Prawa budowlanego wybudowany obiekt podlega kontroli obowiązkowej przeprowadzanej przez inspektorów organu nadzoru budowlanego. Stosownie do art. 59d ust. 1 ustawy, wyniki kontroli zapisane zostają w protokole, którego wzór dokładnie został wyszczególniony przez przepisy wykonawcze. Co istotne, inwestor otrzymuje kopię protokołu z przeprowadzonej kontroli obowiązkowej, a jej wyniki stanowią podstawę do wydania decyzji o pozwoleniu na użytkowanie lub jej odmowie. Protokół jest jednym z załączników do książki obiektu budowlanego.
5. Pozytywne wyniki obowiązkowej kontroli budowy zakończonego obiektu budowlanego dają podstawę do wydania przez organ nadzoru budowlanego decyzji pozwolenia na użytkowanie, na podstawie zasad określonych przez art. 59a Prawa budowlanego. Przedmiotowe rozstrzygnięcie zamyka postępowanie administracyjne i zarazem formalnie kończy etap budowy obiektu budowlanego. Po uzyskaniu przez inwestora ostatecznej decyzji (w terminie ustawowym lub po złożeniu odpowiedniego świadczenia o zrzeczeniu się prawa do odwołania) staje się ona aktem prawnym, pozwalającym na legalne użytkowanie inwestycji. Dla podmiotu odpowiedzialnego jest ona podstawowym i najbardziej niezbędnym dokumentem, którego okazania będą wymagały wszystkie organy administracji publicznej kontrolujące obiekt m.in. inspektorzy nadzoru budowlanego, państwowego powiatowego inspektoratu sanitarnego czy straży pożarnej.

3. Protokoły okresowych kontroli technicznych.

Zakładając książkę obiektu budowlanego w pierwszej kolejności kompletuje się i segreguje dokumentację budowy, a następnie załącza protokół z kontroli obowiązkowej oraz decyzję pozwolenia na użytkowanie inwestycji budowlanej. Po przystąpieniu do eksploatacji najistotniejszą dokumentacją techniczną będzie ta związana z utrzymaniem obiektu –  najważniejszymi załącznikami do książki obiektu budowlanego są protokoły okresowych kontroli technicznych obiektu. Dokumentacja związana z kontrolą stanu technicznego odnotowywana jest w dwóch tablicach książki, tak opisane we wzorze zamieszczonym w załączniku rozporządzenia:

• Tablicy nr 4 – VI. „Wykaz protokołów kontroli okresowych stanu technicznego obiektu (przeprowadzanych co najmniej raz w roku; art. 62 ust. 1pkt 1 i 3 ustawy)” oraz
• Tablicy nr 5 – VII. „Wykaz protokołów kontroli okresowych stanu technicznego obiektu i przydatności do użytkowania obiektu (przeprowadzane co najmniej raz na 5 lat; art. 62 ust. 1 pkt 2 ustawy)”.

Nie pozostawia wątpliwości że, dla każdego rodzaju obiektu budowlanego inny będzie zakres oraz ilość przeprowadzanych kontroli okresowych stanu technicznego i innych przeglądów jakie musi zlecić osoba odpowiedzialna z należyte utrzymanie. Na zakres niezbędnych sprawdzeń wpływa m.in. kategoria oraz funkcja obiektu budowlanego, dalej jego wyposażenie instalacyjne, urządzenia budowlane itd. W Tablicach nr 4 i 5 wpisuje się chronologicznie protokoły z przeprowadzonych kontroli okresowych, które zostaną opisane w dalszej części opracowania. Błędem jest wpisywanie w książce obiektu budowlanego kontroli niewynikających z przepisów Prawa budowlanego i ustawy o charakterystyce energetycznej budynków, np. kontroli pod kątem ochrony przeciwpożarowej.
Poniżej przedstawiono w punktach listę kontroli okresowych, które zostały wymienione w ustawie z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tekst jednolity: Dz. U. z 2020 r. poz. 1333 z późniejszymi zmianami) oraz ustawie z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r., poz. 497). Przedmiotowe zestawienie przedstawia pełną listę oraz częstotliwość przeglądów technicznych na podstawie odpowiednich przepisów i tablicę przeznaczoną do adnotacji dla poszczególnych dokumentów:

1. ustawa Prawo budowlane:

1. art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. a – kontrola okresowa elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu przeprowadzana raz na rok, odnotowywana w tablicy nr 4 książki obiektu budowlanego,
2. art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. b – kontrola okresowa stanu technicznego instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska, dokonywana raz na rok, odnotowywana w tablicy nr 4 książki obiektu budowlanego,
3. art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c – przegląd techniczny, okresowy instalacji gazowej oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych) przeprowadzany raz na rok, informacje o protokołach pokontrolnych odnotowywane w tablicy nr 4 książki obiektu budowlanego,
4. art. 62 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo budowlane – okresowe sprawdzenie stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu budowlanego, estetyki obiektu budowlanego oraz jego otoczenia przeprowadzane raz na 5 lat, adnotacje o tym fakcie wpisywane są w tablicy nr 5 książki obiektu budowlanego,
5. art. 62 ust. 1 pkt 2 – kontrola okresowa polegająca na badaniu instalacji elektrycznej i piorunochronnej w zakresie stanu sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń, oporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji i aparatów, która jest przeprowadzana raz na 5 lat, odnotowywana w tablicy nr 5 książki obiektu budowlanego,
6. art. 62 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 62 ust. 1 pkt 1 – techniczne kontrole okresowe wymienione w podpunktach A, B, C przeprowadzane dla budynków o powierzchni zabudowy przekraczającej 2 000 m2 oraz innych obiektów budowlanych o powierzchni dachu przekraczającej 1 000 m2, przeprowadzane dwa razy w roku w terminach do 30 listopada i 31 maja, wpisywane w tablicy nr 4 książki obiektu budowlanego,
7. art. 62 ust. 1 pkt 3 w powiązaniu z art. 61 pkt 2  – kontrola stanu technicznego uszkodzonych elementów i instalacji obiektu budowlanego (traktowane jako dodatkowa kontrola ogólna obiektu), przeprowadzana każdorazowo w razie wystąpienia niszczących czynników zewnętrznych, odnotowywana w tablicy nr 4 książki obiektu budowlanego,
8. art. 62 ust. 1 pkt 4a – przeglądy elementów i instalacji obiektu budowlanego, w których występują nieuzasadnione względami technicznymi lub użytkowymi ingerencje lub naruszenia, zgłoszone przez osoby zamieszkujące lokal mieszkalny znajdujący się w obiekcie budowlanym (traktowane jako dodatkowa kontrola ogólna obiektu), przeprowadzana każdorazowo (w terminie 3 dni od otrzymania zgłoszenia o ingerencji lub naruszeniu), odnotowywana w tablicy nr 4 książki obiektu budowlanego,
9. art. 62 ust. 3 w odniesieniu do dyspozycji art. 62 ust. 1– kontrola stanu technicznego, o której mowa w art. 62 ust. 1 (jak w podpunktach 1 do 8), w zakresie określonym w postanowieniu wydanym przez organ nadzoru budowlanego na podstawie art. 62 ust. 3 ustawy, w razie stwierdzenia nieodpowiedniego stanu technicznego obiektu budowlanego lub jego części, mogącego spowodować zagrożenie życia lub zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia bądź środowiska, przeprowadzane w każdym czasie (na żądanie organu nadzoru budowlanego), powinno dokonać się adnotacji w tablicy nr 4 książki obiektu budowlanego,

2. ustawa o charakterystyce energetycznej budynków:

10. art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. a w związku z: art. 23 ust. 2 – kontrola kotła o nominalnej mocy cieplnej od 20 kW do 100 kW, przeprowadzana co najmniej raz na 5 lat – tylko jeżeli od ostatniej takiej kontroli dokonano zmian mających wpływ na efektywność energetyczną danego systemu ogrzewania, odnotowywana w tablicy nr 5 książki obiektu budowlanego,
11. art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. b odniesieniu do przepisów art. 23 ust. 2 – przegląd techniczny kotła opalanego paliwem ciekłym lub stałym o nominalnej mocy cieplnej ponad 100 kW, wykonywany co najmniej raz na 2 lata – tylko jeżeli od ostatniej takiej kontroli dokonano zmian mających wpływ na efektywność energetyczną danego systemu ogrzewania, odnotowywana w tablicy nr 5 książki obiektu budowlanego,
12. art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. c w powiązaniu z art. 23 ust. 2  – kontrola techniczna kotła opalanego gazem o nominalnej mocy cieplnej ponad 100 kW, przeprowadzana co najmniej raz na 4 lata – tylko jeżeli od ostatniej takiej kontroli dokonano zmian mających wpływ na efektywność energetyczną danego systemu ogrzewania, wpisywana w tablicy nr 5 książki obiektu budowlanego,
13. art. 23 ust. 1 pkt 2 w związku z dyspozycjami art. 23 ust. 2 – przegląd techniczny urządzeń chłodniczych o mocy chłodniczej nominalnej większej niż 12 kW, przeprowadzany co najmniej raz na 5 lat – tylko jeżeli od ostatniej takiej kontroli dokonano zmian mających wpływ na efektywność energetyczną danego systemu klimatyzacji, odnotowywany w tablicy nr 5 książki obiektu budowlanego.

Wyniki wyżej wymienionych przeglądów, sprawdzeń oraz badań muszą zostać pisemnie udokumentowane w formie protokołu pokontrolnego. Taki dokument przekazany przez osobę, która dokonuje kontroli stanowi podstawę do odnotowania tego faktu w kolejnych tablicach książki obiektu budowlanego. Dla właściciela i zarządcy obiektu zalecenia pokontrolne są podstawą do stworzenia planu robót remontowych i naprawczych, a po ich wykonaniu wpisania daty ich przeprowadzenia w książce w wierszach przy odpowiednich protokołach.

4. Dokumentacja techniczna związaną z użytkowaniem obiektu nieopracowywana cyklicznie.

Podczas eksploatacji obiektu budowlanego mają miejsce różne sytuacje, a właściciel lub zarządca możne podjąć konkretne decyzje związane z jego unowocześnieniem czy innymi inwestycjami budowlanymi. Część z tych przedsięwzięć będzie wymagała opracowania dodatkowej dokumentacji zawierającej rozwiązania techniczne. Takie działanie jest niezbędne dla zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego użytkowania lub zgodnego z obowiązującym prawem przeprowadzeniem robót budowlanych. Do takich dokumentów będą należeć, zgodnie ze wzorem książki obiektu budowlanego:

• opracowania techniczne dotyczące obiektu,
• dokumentacja techniczna dotycząca remontów obiektu,
• protokoły awarii i katastrof obiektu,
• dokumenty pozwolenia na zmianę sposobu użytkowania obiektu,
• inne projekty, szkice i opracowania związane z obiektem budowlanym i jego użytkowaniem np. projekt nadbudowy i decyzja pozwolenie na budowę dla tej inwestycji.

1. Opracowania techniczne dotyczące obiektu.

We wzorze książki obiektu budowlanego do opracowań technicznych dotyczących obiektu zakwalifikowane zostały: ekspertyzy, badania techniczne, dokumentacja techniczna i inne opracowania dotyczące obiektu. Powyższą dokumentację można zdefiniować, jak poniżej:

• Ekspertyza budowlana jest studium obiektu budowlanego zawierającym opis czynnika inicjującego destrukcję oraz ocenę stanu technicznego obiektu budowlanego po zaistnieniu zdarzenia, które spowodowały niepokojące zjawiska takie jak np. zarysowania, zbyt duże ugięcia. Celem sporządzenia ekspertyzy budowlanej jest określenie przyczyny powstania uszkodzeń i opracowanie sposobu ich eliminacji wraz z maksymalnym zniwelowaniem działania czynnika niszczącego. Będące częścią zasadniczą ekspertyzy budowlanej wytyczne (w stosunku do niezbędnych robót budowlanych), powinny szczegółowo przedstawiać metodę doprowadzenia obiektu do należytego stanu technicznego.
• Badania techniczne to wszelkiego rodzaju prace badawcze majce na celu ocenę różnych parametrów zarówno elementów konstrukcji jak i materiałów budowlanych czy wyrobów wbudowanych w obiekt. W wyniku tych czynności powstają ogólne oceny, opinie dotyczące stanu technicznego obiektu i wszelkie opinie branżowe.
• Dokumentacja techniczna to ogół dokumentów związanych z obiektem budowlanym powstająca w czasie eksploatacji np. świadectwo charakterystyki energetycznej budynku, inwentaryzacja, szkice poglądowe, pomiary geodezyjne itp.

2. Dokumentacja techniczna dotycząca remontów obiektu.

Do dokumentacji technicznej związanej z remontami obiektów będą zaliczane opracowania techniczne dotyczące wszystkich prac remontowych oraz modernizacyjnych, jakie miały miejsce w trakcie użytkowania obiektu, w tym także protokoły odbiorów przedmiotowych robót budowlanych. Nie jest ważne czy wykonanie robót budowlanych wymagało od właściciela lub zarządcy uzyskania decyzji pozwolenia na budowę, każdy z tych dokumentów powinien zostać wpisany w książce obiektu budowlanego.
 

3. Protokoły awarii i katastrof obiektu.

Według regulacji Prawa budowlanego pojęcia katastrofa i awaria nie są tożsame, co wyraźnie określa definicja zawarta w art. 73 ustawy:

1. Katastrofą budowlaną jest niezamierzone, gwałtowne zniszczenie obiektu budowlanego lub jego części, a także konstrukcyjnych elementów rusztowań, elementów urządzeń formujących, ścianek szczelnych i obudowy wykopów.
2. Nie jest katastrofą budowlaną:
    1)  uszkodzenie elementu wbudowanego w obiekt budowlany, nadającego się do naprawy lub wymiany;
    2)  uszkodzenie lub zniszczenie urządzeń budowlanych związanych z budynkami;
    3)  awaria instalacji.

Zgodnie z wytycznymi do działania w sytuacji kryzysowej, opisanymi w rozdziale siódmym Prawa budowlanego pn. „Katastrofa budowlana”, właściciel lub zarządca zniszczonego obiektu powinien zlecić kontrolę uszkodzonego obiektu budowlanego osobie posiadającej stosowne kwalifikacje lub uprawnienia. Taki protokół pokontrolny sporządzony po katastrofie budowlanej powinien zawierać między innymi  datę zdarzenia, zakres uszkodzeń i ocenę stanu technicznego obiektu wraz ze stwierdzeniem, czy obiekt nadaje się do użytkowania, przyczyny wystąpienia awarii lub katastrofy oraz zakres robót budowlanych niezbędnych do usunięcia uszkodzeń.

4. Dokumenty pozwolenia na zmianę sposobu użytkowania obiektu.

W przepisach art. 71 ust. 1 ustawy Prawo budowlane zostało ogólnie zdefiniowane pojęcie zmiany sposobu użytkowania: Przez zmianę sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części rozumie się w szczególności(…)  podjęcie bądź zaniechanie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zmieniającej warunki: bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotne, higieniczno-sanitarne, ochrony środowiska bądź wielkość lub układ obciążeń. W ust. 2 tej regulacji sprecyzowano obowiązek inwestora robót, polegający na zgłoszeniu zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części organowi administracji architektoniczno – budowlanej. W zgłoszeniu zmiany sposobu użytkowania obiektu lub jego części należy określić dotychczasowy i zamierzony sposób użytkowania. Natomiast, gdy roboty wymagają dużych ingerencji w ramach obiektu, szczególnie w jego podstawowe parametry i główny układ konstrukcyjny, właściwy organ administracji architektoniczno – budowlanej wydaje decyzję pozwolenia na budowę ze zmianą sposobu użytkowania. Wszystkie dokumenty powstałe w toku postępowania związanego z tego rodzaju inwestycją budowlaną, takie jak zaświadczenia o przyjęciu zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania czy decyzje pozwolenia na budowę ze zmianą sposobu użytkowania zalicza się to tej grupy dokumentacji, którą należy wpisać w odpowiednie rubryki książki obiektu budowlanego.

5. Inne projekty, szkice i opracowania związane z obiektem budowlanym i jego użytkowaniem.

Praktycznie nie zdarza się, aby obiekty budowlane od początku ich istnienia do rozbiórki nie przechodziły żadnych zmian, przebudów czy unowocześnień. Podczas użytkowania obiektów budowlanych właściciele lub zarządcy prowadzą różnego rodzaju roboty budowlane czy podejmują decyzje o realizacjach budowlanych takich jak przebudowa, rozbudowa, nadbudowa. Wówczas do książki obiektu budowlanego załącza się dokumentację związaną z tymi robotami budowlanymi, jako uzupełnienie pierwotnej dokumentacji projektowej.

Wszelkie powyższe dokumenty stanowiące załączniki do książki obiektu budowlanego, powinny zostać zarchiwizowane przez właściciela lub zarządcę, ewentualnie osobę do tego upoważnioną i jako akta być przechowywane przez cały okres istnienia obiektu budowlanego.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tekst jednolity: Dz. U. z 2020 r. poz.1333 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r., poz. 497).
3. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134).