Po odbytym zebraniu ogółu właścicieli w dużej wspólnocie mieszkaniowej jeden z właścicieli po wglądzie w dokumenty zarzucił zarządowi, że protokół z zebrania jest zbyt ogólnikowy i nie zawiera wielu jego (tego właściciela lokalu) wypowiedzi. Czy istnieją

Protokół sporządza się w trakcie albo po zebraniu na podstawie notatek z zebrania w celu udokumentowania jego przebiegu. Podaje się w nim czas miejsce odbycia, porządek obrad, wyniki głosowania nad poszczególnymi uchwałami i inne istotne elementy przebiegu zebrania. Przepisy nie nakładają obowiązku sporządzenia protokołu, a sporządza się go ze względu na fakt zawodności ludzkiej pamięci i dla celów dowodowych. Protokół umożliwia zapoznanie się przez właścicieli nieobecnych na zebraniu z jego przebiegiem gdyż sama treść uchwał może w pełni nie obrazować przebiegu zebrania. Jest to moim zdaniem bardzo słuszna praktyka. Protokół powinien jednak przybrać formę zwięzłego dokumentu, w którym powinno się unikać ponownego przepisywania treści uchwał, a po prostu dołączyć je do protokołu. W protokole należy natomiast skupić się przede wszystkim na opisie przebiegu zebrania. Z tym, ze należy rozróżniać protokół od stenogramu i nie pisać w nim każdego wypowiedzianego na zebraniu słowa bo nie taki jest cel protokołu. Oprócz protokołu z przebiegu zebrania można spotkać się z protokołami działania komisji skrutacyjnej jeżeli była powołana oraz protokołami innych ciał zwłaszcza kolegialnych, które zostały powołane na zebraniu. Choć moim zdaniem powoływanie tych ciał jest zbyteczne. W celu sporządzenia protokołu z zebrania podczas jego przebiegu sporządza się notatki próbuje się przygotować wstępną wersję protokołu, dokonuje się zapisków na projektach uchwał lub w każdy inny sposób wypracowany przez daną osobę utrwala się istotne zdarzenia mające umożliwić późniejsze sporządzenie dokumentu protokołu. W zależności od doświadczenia, wypracowanej metody pracy danej osoby jej charakteru oraz możliwości jej pamięci te notatki, zapiski itp. mają różną postać. Jednak wszystko to to tylko osobiste notatki, czy zapiski danej osoby nie mające żadnego waloru dokumentu. Nie są one podpisane, a ponadto są to luźne zapiski, pozbawione chronologii, czasami pisane skrótowo i nieczytelnie dla osób trzecich. Bardzo często prawidłowe wnioski z tych notatek i zapisków może wyciągnąć tylko osoba, która je sporządziła. Jedynym celem tych zapisków i notatek jest sporządzenie protokołu, czyli dokumentu, który opisuje przebieg zebrania, a staje się dokumentem w chwili jego podpisania. Zapiski i notatki służą tylko osobie sporządzającej protokół i nie powinny podlegać udostępnieniu, a po sporządzeniu protokołu zapiski i notatki w związku z spełnieniem celu do jakiego je przewidziano powinny podlegać zniszczeniu. Tak jak niszczymy każde inne notatki gdy cel do jakiego je przygotowywaliśmy został zrealizowany. W związku z powyższym pozbawione podstaw jest na przykład żądanie udostępnienia notatek czy zapisków osoby, która sporządza protokół. Przykładowy protokół PROTOKÓŁ Z ZEBRANIA WŁAŚCICIELI LOKALI wspólnoty mieszkaniowej budynku nr 3 przy ulicy Miłej w Gdańsku. zwołanego na dzień 12.03.2019 roku Zebranie otworzył w dniu 12.03.2019 roku o godz. 17:00 Członek Zarządu Jan Kowalski który stwierdził, że na zebraniu jest obecny cały skład zarządu, że zebranie zostało zwołane na dzień dzisiejszy na godzinę 17:00 przez Zarząd na wniosek właścicieli lokali, że zawiadomienia zostały wysłane do właścicieli listami poleconymi, a częściowo dostarczone osobiście przez członków zarządu. Potwierdzenia doręczeń dołącza się do protokołu. Członkowie zarządu przystąpili do sporządzenia listy obecności. Po zebraniu podpisów na liście Członek Zarządu Jan Kowalski stwierdził, że na zebraniu są właściciele reprezentujący 82345/121346 części a zatem większość udziałów. Członek zarządu Jan Kowalski odczytał porządek obrad :...