Uchwała dotycząca monitoringu

Co radzi ekspert?

Monitoring cieszy się dużą popularnością ze względu na możliwość zapewnienia bezpieczeństwa. Nie mamy jednak szczególnych przepisów odnośnie zasad jego tworzenia i działania. Jednak nie znaczy to że panuje tu samowola Tworząc monitoring musimy się dostosować do poniższych zasad wynikających z różnych dziedzin prawa polskiego oraz orzecznictwa sądów:

Monitoring musi być stosowany z uwagi na ważny cel jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa na danym terenie. Ukierunkowanie monitoringu na zachowanie bezpieczeństwa ma się przejawiać umiejscowieniem kamer w miejscach zagrożonych i umożliwiających poprawę bezpieczeństwa, a nie w takich które z poprawą bezpieczeństwa nie mają nic wspólnego. Monitoring powinien mieć więc na celu nadzór nad miejscami mającymi kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa, czyli ciągami komunikacyjnymi, parkingami, placami zabaw, wejściami do obiektów.

Monitoring powinien być widoczny. Każda osoba poruszająca się po terenie monitorowanym powinna mieć świadomość, iż jej zachowania są obserwowane czemu ma służy odpowiednie oznaczenie terenu. Ponadto oznakowanie terenu wpływa na zwiększenie bezpieczeństwa gdyż ma walor odstraszający przed niechcianymi zachowaniami.

Monitoring powinien umożliwiać uzyskiwanie nagrania o przydatnej jakości. Rozdzielczość kamer ma umożliwiać identyfikację osób czy odczytanie tablicy rejestracyjnej w innym wypadku istnienie monitoringu przestaje być celowe.

Monitoring nie może naruszać obowiązujących przepisów w zakresie ochrony prawa do prywatności i wizerunku. Zatem niedopuszczalny jest taki montaż kamer który umożliwia nagrywanie przez okna mieszkańców budynków i ich zachowań. Obserwowanie przy pomocy kamer może więc dotyczyć tylko terenu wspólnoty mieszkaniowej i miejsc publicznych. Samo obserwowanie miejsc publicznych i terenu wspólnoty mieszkaniowej nie narusza bowiem prawa do ochrony wizerunku, prywatności ani żadnego innego dobra innych osób. Także zapisywanie obrazu nie narusza prawa do ochrony wizerunku. Do takiego naruszenia może natomiast dojść tylko w wyniku wykorzystania tych nagrań np. ich publikacji w Internecie. Nie można natomiast uznać za bezprawne ujawnienia zapisu organom ścigania. Ujawnienie bowiem nagrania jako dowodu popełnienia wykroczenia czy przestępstwa na żądanie Policji czy prokuratury jest działaniem jak najbardziej dozwolonym. To brak ich udostępnienia tym organom mogłoby wywołać negatywne skutki prawne.

Dostęp do monitoringu i nagrań powinny mieć wyznaczone osoby. Zatem pomieszczenia w których znajdują się urządzenia do rejestracji jak również nagrane materiały powinny być co najmniej zamykane, a dostęp powinien być ściśle określony. Jest to szczególnie ważne gdyż w innym przypadku może dojść do nieuprawnionego ujawnienia nagranych danych przez osoby, które mając świadomość braku kontroli nad nagraniami będą uważać się za bezkarne.  

Podstawę prawną powinien być wewnętrzny regulamin określający okoliczności, w jakich monitoring może on być stosowany, prawa i obowiązki, jak też zasady przechowywania i udostępniania danych. Przy tworzeniu regulaminu należy zastosować powyższe zasady. Musi on też zawierać określone procedury postępowań. Osoba odpowiedzialna za monitoring musi bowiem mieć jasną i przejrzystą procedurę jak ma się zachować na przykład w przypadku zauważenia określonych zdarzeń, awarii systemu, zwrócenia się określonych osób o wgląd do materiałów itp. W przypadku zarejestrowania zdarzenia stanowiącego przestępstwo osoba odpowiedzialna powinna natychmiast zawiadomić Policję i na jej wezwanie udostępnić nagranie. W przypadku zgłoszenie się poszkodowanego np. w sprawie stłuczki na monitorowanym parkingu osoba odpowiedzialna powinna sprawdzić czy stłuczka została zarejestrowana a w przypadku jej zarejestrowania poinformować o tym poszkodowanego, zabezpieczyć nagrany materiał do dalszych czynności i czekać na wezwanie Policji do udostępnienia. Nie byłoby rozsądne wydawania takiego materiału osobie poszkodowanej bo jego wykorzystanie może przybrać rożną postać np. niedozwolonego opublikowania w internecie w celu napiętnowania sprawcy, co może powodować odpowiedzialność także wspólnoty mieszkaniowej. Zatem wydanie materiału odnośnie takiej stłuczki może nastąpić tylko Policji na jej żądanie w celach prowadzonego śledztwa.

Podsumowanie

W oparciu o powyższe zasady wspólnota mieszkaniowa powinna opracować regulamin i przyjąć go w drodze uchwały aby zasady zaakceptowane zostały przez mieszkańców. W przypadku braku regulaminu w systemie monitoringu zapanuje zupełna samowolka co wcześniej czy później doprowadzi do złamania prawa a to narazi wspólnotę mieszkaniową i właścicieli lokali na odpowiedzialność za niedozwolone działania do jakich może dojść w wyniku nieuprawnionego wykorzystania nagrań. W uchwale w sprawie monitoringu oprócz przyjęcia regulaminu którego treść powinna być załącznikiem do uchwały wspólnota mieszkaniowa powinna przede wszystkim wyrazić zgodę na zakup i montaż monitoringu, specyfikacja elementów sieci wraz z opisem, z kosztorysem i szkicem określającym miejsce umiejscowienia kamer powinna stanowić załącznik do uchwały. Uchwała powinna również upoważniać zarząd do zawarcia umowy z firmą na montaż systemu monitoringu i jego serwis. Dla zarządu dobrze aby wykonawca został wcześniej wyłoniony z kilku ofert i aby w związku z tym propozycja umowy z nim stanowiła załącznik do uchwały, a nie żeby zarząd dopiero tę firmę wybierał po uchwale i samodzielnie negocjował warunki umowy. Ostatnią z kwestii jaką powinna zawierać uchwała to sposób finansowania inwestycji chyba że przewidziano ją już w planie gospodarczym na dany rok. Jeżeli nie to właściciele muszą zadecydować jak pokryć koszty monitoringu, np. poprzez dopłaty, czy z funduszu remontowego choć tutaj można spotkać się z poglądami, że nie jest to właściwe bo z funduszu remontowego nie powinno się ponosić kosztów inwestycji, a tylko koszty remontów (orzecznictwo sądowe).