We naszej wspólnocie kilkakrotnie w ciągu roku wysyłamy każdorazowo po 30-40 listów poleconych, ponieważ 2/3 właścicieli korzysta ze swoich lokali okazjonalnie i mieszka w innych częściach kraju i za granicą. O ile krajowy list polecony to wydatek około 6

Korespondencja z właścicielami Zarząd ma obowiązek informowania właścicieli lokali o określonych zdarzaniach na przykład o uchwale podjętej z udziałem głosów zbieranych indywidualnie. Ponadto zgodnie z art.32 ustawy o własności lokali o zebraniu właścicieli zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania. W zawiadomieniu należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. W wypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali należy wskazać treść tej zmiany. Przepis art. 61 § 1 kodeksu cywilnego stanowi, że oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest skuteczne z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Jeżeli własnoręczne doręczenie jest niemożliwe lub utrudnione najwygodniej w tym celu skorzystać z usług poczty bowiem taki sposób doręczenia będzie możliwie najprostszy do udowodnienia za pomocą pokwitowania odbioru. Pismo zawierające oświadczenie woli powinno być skierowane na adres zamieszkania osoby fizycznej lub adres siedziby osoby prawnej. Ustawodawca nie nakłada na nadawcę obowiązku dopilnowania, czy adresat odebrał przesyłkę i zapoznał się z treścią. Wystarczy sama możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia. Oznacza to, że niepodjęcie przesyłki w terminie (przesyłka dwukrotnie awizowana) nie wpływa na skuteczność doręczenia. Przesyłkę uważa się za doręczoną. Zgodnie z art. 6 kodeksu cywilnego, na składającym oświadczenie woli spoczywa obowiązek wykazania, że oświadczenie zostało jego adresatowi dostarczone. Zarząd powinien więc archiwizować zarówno dokumenty wysłane jak kwity pocztowe potwierdzające nadanie i doręczenie lub ewentualnie awizowanie przesyłki. Powyższe obowiązki informacyjne nakłada ustawa o własności lokali. Nie należy jednak ich mylić czy stosować w drodze analogi do pytań właścicieli skierowanych do zarządu. Wymiana korespondencji na pytania właścicieli skierowane do zarządu czy zarządcy wynika tylko ze zwyczaju i kultury osobistej, a nie z obowiązku prawnego. Nie mają tu zastosowania ani przepisy kodeksu postępowania administracyjnego ani kodeksu postępowania cywilnego. Chyba, że w przypadku zarządcy taki obowiązek korespondencji zostanie zapisany w zawieranej z nim umowie Nie ma bowiem przepisów, które zobowiązują zarządzających do odpowiadania na pytania właścicieli lokali ani tym bardziej takich, które regulują sposób prowadzenia takiej korespondencji. Zarząd ani zarządca nie mają prawnego obowiązku odpowiadania na pytana właścicieli, a zwłaszcza odpowiadania na każde ich pytanie. Zwłaszcza nie są zobowiązani udzielać im porad prawnych, technicznych itd. Dlaczego więc zarząd czy zarządca w ogóle podejmują wymianę korespondencji na pytania właścicieli? Uzasadnienie jest bardzo proste. Każdy zarząd i zarządca zdają sobie sprawę, że brak podjęcia wymiany takiej korespondencji powodują wrogie nastawienie do siebie poszczególnych właścicieli, którzy odczytują to jako lekceważenie...