Wśród właścicieli lokali w naszej wspólnocie są osoby nieprzebywające stale pod jednym z adresów posiadanych kilku nieruchomości na terenie Polski i Europy. Są też osoby pracujące na kontraktach w firmach zagranicznych do których nie ma możliwości dotarci

Codzienne zarządzanie wymaga współdziałania właścicieli lokali. Wprawdzie zarząd może sam podejmować czynności zwykłego zarządu, ale już na czynności przekraczające zwykły zarząd potrzebna jest uchwała właścicieli lokali. Taką czynnością przekraczającą możliwości samodzielnego działania zarządu jest chociażby przyjęcie rocznego planu gospodarczego, co jest niezbędne do właściwego działania wspólnoty mieszkaniowej. Wspólnota mieszkaniowa nie może więc nie funkcjonować i nie może też istnieć w niej paraliż decyzyjny, a przepisy prawa skutecznie temu przeciwdziałają. W przypadku gdy wspólnota mieszkaniowa funkcjonuje natomiast zarząd nie może ze względu na nieobecność większości członków podejmować decyzji przekraczających zakres zwykłego zarządu, tz. w przypadku gdy wspólnota nie podjęła uchwały z powodu braku zgody wymaganej większości właścicieli lokali. W takim przypadku zarząd może żądać rozstrzygnięcia przez sąd, który orzeknie mając na względzie cel zamierzonej czynności oraz interesy wszystkich właścicieli. Tak zarząd powinien postąpić zwłaszcza w przypadku nie podjęcia na corocznym zebraniu uchwały o rocznym planie gospodarczym. Postępowanie sądowe w sprawie wszczyna się na wniosek, który kieruje się do sądu rejonowego, właściwego według położenia nieruchomości. Wniosek o wszczęcie postępowania powinien zawierać oznaczenie sądu, do którego jest skierowane, dane osobowe, adres zamieszkania lub siedziby wnioskodawców oraz uczestników, dokładnie określone żądanie i przytoczenie okoliczności faktycznych uzasadniających żądanie. Postępowanie w sprawie toczy się w trybie nieprocesowym. Sąd może, stosownie do okoliczności, przesłuchać świadków i biegłych oraz zażądać złożenia wyjaśnień na piśmie. Zarząd może porozumiewać się z właścicielami lokali w każdej możliwej formie, czyli przy użyciu telefonu, faksu, listów, bezpośrednich kontaktów itd. Także e-mail, fora dyskusyjne i strony internetowe przeznaczone dla konkretnych wspólnot mieszkaniowych są obecnie bardzo dobrą jeżeli nie najlepszą formą wymiany informacji pomiędzy zarządem, a wspólnotą mieszkaniową oraz między właścicielami lokali. Z powodzeniem mogą służyć informowaniu się o bieżących sprawach, wymianie poglądów, ustaleniu wspólnego stanowiska, wspólnemu przygotowywaniu treści uchwał, uzgodnieniu sposobu podjęcia uchwały w drodze indywidualnego zbierania głosów itd. Jednak takie formy komunikacji nie powinny być właściwe tam gdzie konieczne jest wykazanie się dowodem doręczenia. Wysyłając e-mail nawet w przypadku gdy dysponuje się potwierdzeniem od właściciela wskazującym dany adres internetowy jako wskazany do korespondencji nie można wykazać się w razie potrzeby potwierdzeniem doręczenia korespondencji na przykład dla potrzeb postępowania sądowego. Tymczasem każdy zarząd a zwłaszcza zarządca wie doskonale, że musi gromadzić w dokumentacji dowody potwierdzenia doręczenia pism tam gdzie może być zobligowany do wykazania się, że wywiązał się z obowiązku doręczenia. Nie stosuje się na przykład zawiadomienia właściciela o zebraniu wspólnoty mieszkaniowej zwykłym e-mailem gdyż zarząd nie będzie wstanie wykazać w przypadku zaskarżenia uchwały do sądu, że zawiadomił właścicieli o zebraniu (wydruk e-maili nie będzie dowodem). Po drugie art.32 ust 1 ustawy o własności lokali wyraźnie stanowi, że o zebraniu właścicieli zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie. Nie jest konieczne sporządzanie własnoręcznym pismem całego dokumentu. Spełnienie wymogu formy pisemnej polega na zamieszczeniu własnoręcznego podpisu przez osobę dokonującą czynności na dokumencie zawierającym jej oświadczenie. Wprawdzie z formą pisemną zrównana jest forma dokumentu elektronicznego z bezpiecznym podpisem elektronicznym jednak nawet jeżeli zarząd dysponuje podpisem elektronicznym co obecnie jest rzadkością takim podpisem powinni dysponować też wszyscy właściciele lokali aby mogli e-mailem złożyć skutecznie oświadczenia tak jakby podpisali dokument. Z drugiej strony sądy bardzo liberalnie podchodzą do braku dochowania wymogów formalnych we wspólnocie mieszkaniowej. Zgodnie z ukształtowaną linią orzecznictwa uchybienia formalne jakich się dopuszczono przy podejmowaniu uchwały mogą być podstawą do uchylenia podjętej uchwały tylko wtedy jeżeli zostanie dowiedzione, że miały wpływ na podjęcie tej uchwały. Decydujące znaczenie ma treść woli wyrażonej przez członków wspólnoty mieszkaniowej w podjętych uchwałach, a nie kwestie proceduralne (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 stycznia 2007 r., II CSK 370/06). Sądy niższej instancji rozpatrując sprawy błędó...