Przebieg zebrania

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono o zebraniu właścicieli lokali zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania. W zawiadomieniu należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali należy ponadto wskazać treść tej zmiany.

A zatem zarząd lub zarządca, przygotowując zebranie, oprócz przygotowania miejsca odbycia zebrania i zawiadomienia właścicieli musi też przygotować porządek obrad. To zarząd przygotowuje porządek obrad i nie podlega on żadnemu zatwierdzeniu.

Brak wymogów formalnych co do przebiegu zebrania

Zauważ, że ustawa o własności lokali nie formalizuje, w jaki sposób ma odbywać się zebranie właścicieli. A zatem przebieg zebrania, powołanie komisji skrutacyjnej, protokolanta itd. zależy wyłącznie od woli wspólnoty mieszkaniowej.

Wspólnota może przyjąć w drodze uchwały regulamin zebrań, w którym określi wymogi formalne na przyszłość co do przebiegu kolejnych zebrań w tej wspólnocie. Gdy tego nie uczyni, taki porządek obrad ustali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono, dostosowując go do konkretnej sytuacji.

WAŻNE

A zatem przy braku regulaminu zebrań w danej wspólnocie fakt, że na zebraniu nie powołano komisji skrutacyjnej, nie było protokolanta itd. nie stanowi podstawy do unieważnienia uchwały, ponieważ przepisy prawa nie nakładają takich obowiązków.

KONIEC

Aby nie powodować chaosu na zebraniu, najlepiej w porządku obrad na końcu przewidzieć punkt wolne wnioski. Wówczas po zakończeniu planowanego przebiegu porządku obrad, czyli po głosowaniu nad uchwałami, każdy właściciel będzie mógł poddać pod głosowanie uchwalę, którą uzna za stosowną i której treść wcześniej opracuje. W związku z tym zarząd powinien się do tego przygotować, przynosząc na przykład na zebranie zapasowe listy do głosowania itd.

Przykładowy przebieg zebrania

Przykładowy przebieg zebrania może wyglądać w następujący sposób:

1. Rozpoczęcie zebrania. Członek zarządu po przywitaniu się z obecnymi obejmuje przewodnictwo na zebraniu, przedstawia zebranym cel zebrania i odczytuje porządek obrad.
2. Głosowanie nad uchwałami. Prowadzący zebranie odczytuje uchwały w kolejności ujętej w porządku obrad, opatrując je ewentualnie własnym wyjaśnieniem i przechodzi do głosowania. Wyczytuje nazwiska poszczególnych właścicieli z listy, a ci z dowodem osobistym podchodzą do przewodniczącego, który sprawdza ich tożsamość, zaś oni składają podpisy na liście do głosowania na projekcie uchwały przy swoim nazwisku w rubryce za lub przeciw.
3. Wolne wnioski. Po głosowaniu nad wszystkimi uchwałami prowadzący zebranie przechodzi do wolnych wniosków, zadając pytanie właścicielom, czy są jakieś wnioski. Jeżeli wolny wniosek dotyczy podjęcia uchwały, wnioskodawca przedstawia treść projektu uchwały, a prowadzący zebranie zarządza glosowanie.
4. Zamknięcie zebrania. Po wyczerpaniu wolnych wniosków prowadzący zebranie zamyka zebranie.

Taki przebieg zebrania może być modyfikowany zapisami regulaminu zebrania lub wolą zarządu przy przygotowywaniu porządku obrad. W praktyce najczęściej spotkasz następujące modyfikacje:

Dyskusja nad uchwałą – podjęcie każdej uchwały można poprzedzić dyskusją nad uchwałą. Obowiązek umożliwienia takiej dyskusji może wynikać z regulaminu zebrania lub prowadzący zebranie, widząc w przypadku danej uchwały konieczność jej przeprowadzenia, może po odczytaniu treści uchwały, a przed przejściem do głosowania nad uchwalą, zwrócić się do obecnych, czy ktoś chciałby zabrać głos w danej sprawie.

Umożli...